Cách xuất khẩu nông sản​ Việt Nam (Tìm khách hàng và tiêu chuẩn cần có)

Để xuất khẩu nông sản thành công, bạn không cần phải biết và tự làm mọi thứ ngay từ đầu. Trên thực tế, có hai yếu tố quan trọng nhất bạn cần nắm: tìm được khách hàng phù hợp và hiểu các tiêu chuẩn cơ bản để hàng của bạn được phép xuất khẩu.

Trong đó, việc tìm khách hàng là yếu tố mang tính quyết định, vì chỉ khi có khách mua, bạn mới có đơn hàng đầu tiên và duy trì được xuất khẩu đều đặn. Còn các tiêu chuẩn, thủ tục và giấy tờ xuất khẩu, bạn chỉ cần hiểu để kiểm soát, bởi luôn có các công ty dịch vụ, forwarder và đơn vị chuyên môn hỗ trợ thực hiện.

Bài viết này được chia làm hai phần. Phần đầu tập trung vào cách bạn tìm khách hàng xuất khẩu nông sản hiệu quả và thực tế. Phần sau sẽ giúp bạn hiểu các tiêu chuẩn và yêu cầu cần có để xuất khẩu, theo cách đơn giản, dễ nắm và không gây áp lực cho người mới bắt đầu.

1. Tìm khách hàng xuất khẩu nông sản

Tìm được khách hàng phù hợp là bước then chốt quyết định việc xuất khẩu nông sản của bạn có đi được đơn hàng đầu tiên và duy trì được khách mua lâu dài hay không. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp có hàng tốt nhưng không xuất được vì bạn đang tìm khách sai kênh hoặc khách không hiểu rõ năng lực và tiêu chuẩn hàng của bạn ngay từ đầu.

Thay vì tìm khách dàn trải và tốn kém, doanh nghiệp của bạn nên chọn đúng kênh tiếp cận ngay từ đầu và tập trung vào những nơi khách hàng quốc tế thực sự tìm nguồn hàng. Trong xuất khẩu nông sản, có ba kênh phổ biến và hiệu quả nhất: kênh online, kênh offline thông qua hội chợ, và kênh trung gian qua hiệp hội hoặc các chương trình xúc tiến thương mại.

1.1. Kênh Online

a) B2B Marketplace (Alibaba và các nền tảng tương tự)

Trong thương mại quốc tế B2B, Alibaba thường là nơi khách hàng của bạn lọc nhà cung cấp trước khi trao đổi sâu. Với nông sản, họ sẽ tìm theo từ khóa sản phẩm, mở nhiều trang nhà cung cấp phù hợp rồi gửi RFQ cho 5–10 đơn vị cùng lúc. Từ thời điểm đó, hàng của bạn đang được so sánh trực tiếp với nhiều đối thủ khác.

Ở vòng này, tốc độ và cách bạn phản hồi quan trọng không kém giá. Khách chỉ cần xác nhận nhanh bạn có đáp ứng được yêu cầu cơ bản hay không. Nếu bạn phản hồi chậm hoặc trả lời chung chung, thiếu các thông tin như MOQ, quy cách, điều kiện giao hàng hay thời gian giao, khả năng cao bạn sẽ bị loại ngay từ đầu, dù giá có tốt.

Một phản hồi hiệu quả không cần dài, nhưng phải rõ. Khi bạn xác nhận đúng loại hàng (tươi, đông lạnh hay sấy), quy cách, MOQ, mức giá theo điều kiện giao hàng (FOB hoặc CIF), lead time và hỏi lại cảng đến hoặc số lượng, khách hàng sẽ nhanh chóng biết bạn có phù hợp để tiếp tục làm việc hay không.

Alibaba giúp doanh nghiệp của bạn có lead nhanh, đặc biệt trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, do khách gửi RFQ cho nhiều nhà cung cấp cùng lúc, mức độ cạnh tranh cao và bạn rất dễ bị ép giá, nhất là với các mặt hàng phổ biến.

b) Website và SEO: để khách tự tìm đến bạn, không mất phí trung gian

Trong xuất khẩu nông sản, có hai cách để bạn có khách hàng. Một là bạn chủ động đi tìm khách bằng cách chào hàng, gửi email, đăng sàn. Hai là khách tự tìm đến bạn khi họ đang cần mua, thông qua Google.

SEO hiểu đơn giản là làm sao để khi khách gõ những cụm như “nhà cung cấp xoài Việt Nam”, “cashew exporter Vietnam”, “FOB price Vietnam coffee” thì website của bạn xuất hiện. Khi đó, bạn có cơ hội được chọn ngay từ lúc khách bắt đầu tìm nguồn hàng, thay vì chỉ xuất hiện ở vòng so sánh giá cuối cùng.

Lợi ích lớn nhất của SEO với doanh nghiệp của bạn là tính bền vững và chủ động. Khi bán qua sàn, bạn thường phải duy trì gói thành viên hằng năm để giữ khả năng hiển thị, chi phí có thể từ vài nghìn đô mỗi năm. Ngoài ra, khi giao dịch thành công, bạn có thể phải trả thêm phí trung gian theo giá trị đơn hàng, thường khoảng 2–3%. Với các đơn hàng nông sản giá trị lớn và lặp lại theo mùa, khoản chi phí này cộng dồn khá đáng kể.

Khi bạn đầu tư SEO, chi phí ban đầu là để xây dựng website và nội dung, nhưng đó là tài sản của chính bạn. Khi khách liên hệ trực tiếp qua website, bạn không bị trừ phí theo từng đơn hàng, không phụ thuộc nền tảng trung gian và có toàn quyền kiểm soát thông tin về hàng hóa của mình.

SEO cũng giúp bạn bán hàng dễ hơn. Khi website của bạn trình bày sẵn các thông tin khách B2B quan tâm như quy cách, đóng gói, MOQ, mùa vụ, năng lực cung ứng, điều kiện giao hàng và các chứng từ có thể cung cấp (kiểm dịch, hun trùng/chiếu xạ, C/O…), khách sẽ hiểu rất nhanh hàng của bạn có phù hợp hay không. Cuộc trao đổi vì thế đi thẳng vào báo giá và lịch giao, thay vì mất thời gian giải thích lại từ đầu.

Có thể hình dung đơn giản: sàn B2B giống như mở vòi nước, mở thì có khách, tắt là hết. SEO giống như đào giếng. Nếu bạn làm đúng ngay từ đầu, thì mỗi mùa vụ sau, bạn sẽ dễ bán hơn mùa vụ trước, vì khách vẫn tiếp tục tìm thấy bạn.

1.2. Kênh Offline: Hội chợ triển lãm ngành nông sản – thực phẩm

Hội chợ là kênh giúp bạn rút ngắn rất nhanh thời gian từ gặp khách đến có đơn hàng. Khách tham gia hội chợ thường đã có nhu cầu tìm nguồn cung cụ thể, không còn ở giai đoạn tìm hiểu chung.

Khi trao đổi trực tiếp tại gian hàng, khách có thể đánh giá nhanh năng lực của bạn thông qua sản phẩm mẫu, cách bạn trả lời về mùa vụ, sản lượng, quy cách, chứng từ và khả năng giao hàng. Một cuộc trao đổi trực tiếp 10–15 phút thường tương đương nhiều vòng email vì các câu hỏi quan trọng đã được xử lý ngay tại chỗ.

Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới, ngay cả khi chưa thuê gian hàng, việc tham quan hội chợ để quan sát khách hỏi gì, so sánh nhà cung cấp ra sao cũng giúp bạn hiểu rất rõ cách khách ra quyết định, từ đó chuẩn bị tốt hơn cho các lần tiếp cận sau.

1.3. Kênh trung gian: Hiệp hội ngành hàng và chương trình xúc tiến thương mại

Hiệp hội ngành hàng và các chương trình xúc tiến thương mại giúp bạn tiếp cận khách hàng an toàn hơn, đặc biệt ở giai đoạn đầu xuất khẩu. Khách qua kênh này thường đã được sàng lọc cơ bản, có thông tin rõ ràng và nhu cầu cụ thể.

Với doanh nghiệp của bạn khi mới tham gia xuất khẩu nông sản, đây là kênh phù hợp để đi những đơn hàng đầu tiên vì bạn không phải mất quá nhiều thời gian kiểm tra đối tác. Dù số lượng lead không nhiều, nhưng tính ổn định cao và rủi ro thấp.

2. Tiêu chuẩn xuất khẩu và kiểm dịch thực vật

Khi bạn đã tìm được khách hàng và thống nhất các điều khoản cơ bản, bước tiếp theo là đảm bảo hàng của bạn đủ điều kiện xuất khẩu vào thị trường đối tác. Với nông sản, đây là yêu cầu bắt buộc và không thể bỏ qua.

Điều quan trọng cần hiểu là: bạn không cần tự làm tất cả, nhưng bạn cần biết những tiêu chuẩn này tồn tại để:

1. chuẩn bị hàng đúng ngay từ đầu,
2. làm việc đúng với đơn vị dịch vụ,
3. tránh rủi ro bị trả hàng, phạt hoặc chậm thông quan.

Về nguyên tắc, nông sản xuất khẩu cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: hàng đã được kiểm dịch thực vật, có nguồn gốc rõ ràng từ vùng trồng đạt tiêu chuẩn, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật nằm trong giới hạn cho phép, không chứa sinh vật gây hại hoặc chất gây ô nhiễm ảnh hưởng đến sức khỏe con người.

Tùy thị trường và mặt hàng, hàng hóa có thể cần thêm các xử lý như hun trùng, chiếu xạ hoặc xử lý lạnh. Ngoài ra, quy cách đóng gói, ghi nhãn và khả năng truy xuất nguồn gốc cũng là những yếu tố khách hàng và cơ quan quản lý đặc biệt quan tâm.

Nếu hàng của bạn là hàng tươi hoặc cần bảo quản lạnh, bạn chỉ cần lưu ý một điểm rất thực tế: thời gian đóng hàng và thông quan phải được kiểm soát tốt để không ảnh hưởng chất lượng. Phần này, forwarder và kho lạnh sẽ hỗ trợ bạn lên phương án phù hợp.

3. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết để xuất khẩu

Ở bước này, bạn không cần tự đi xin từng loại giấy, nhưng bạn cần biết mình sẽ cần những gì để phối hợp với đơn vị dịch vụ.

Thông thường, bộ giấy tờ cho xuất khẩu nông sản sẽ xoay quanh các nhóm chính: chứng nhận chất lượng (nếu có), chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, chứng nhận hun trùng hoặc xử lý bắt buộc, và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.

Với doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu, cơ quan chức năng có thể yêu cầu lấy mẫu kiểm tra. Việc này thường được thực hiện thông qua các đơn vị kiểm định hoặc dịch vụ xuất khẩu, họ sẽ hướng dẫn và làm đúng quy trình cho bạn.

Bạn chỉ cần chuẩn bị hàng hóa đúng tiêu chuẩn và cung cấp thông tin trung thực; phần thủ tục giấy tờ đã có bên chuyên môn xử lý.

4. Khai báo hải quan

Khai báo hải quan là khâu bắt buộc để hàng được thông quan. Trên thực tế, đa số doanh nghiệp không tự khai, mà sử dụng dịch vụ của forwarder hoặc công ty logistics.

Khi hàng ra cảng, đơn vị dịch vụ sẽ thay bạn khai báo hải quan, nộp hồ sơ, xử lý phân luồng và phối hợp kiểm tra (nếu có). Sau khi tàu chạy, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tại bộ phận quản lý xuất nhập khẩu để xin cấp các chứng nhận cần thiết theo yêu cầu.

Ở bước này, điều bạn cần làm không phải là “tự đi khai”, mà là:

1. cung cấp thông tin chính xác,
2. kiểm tra lại chứng từ do dịch vụ chuẩn bị,
3. đảm bảo các thông tin giữa hợp đồng, hóa đơn và hàng thực tế là khớp nhau.

5. Chính sách pháp lý

Trước khi xuất khẩu, bạn cần biết một điều rất cơ bản: mặt hàng của bạn có nằm trong danh mục được phép xuất khẩu hay không, và thị trường nhập khẩu có yêu cầu đặc biệt gì không.

Việc tra cứu và cập nhật quy định chi tiết thường do đơn vị dịch vụ, forwarder hoặc hiệp hội ngành hàng hỗ trợ. Tuy nhiên, bạn nên hiểu nguyên tắc: xuất khẩu nông sản luôn phải tuân thủ đồng thời quy định của Việt Nam và quy định của nước nhập khẩu.

Hiểu điều này giúp bạn chủ động hơn khi làm việc với khách hàng và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

6. Mã HS Code và thuế xuất khẩu

Mã HS Code là mã dùng để xác định chính sách quản lý và thuế đối với từng mặt hàng. Thông thường, mã HS sẽ được forwarder hoặc đơn vị khai báo hải quan xác định cho bạn.

Bạn chỉ cần nắm một thông tin quan trọng: đa số các mặt hàng nông sản xuất khẩu hiện nay có thuế suất xuất khẩu 0% và VAT 0%. Điều này giúp xuất khẩu nông sản có lợi thế lớn về chi phí.

Việc hiểu sơ bộ về HS Code giúp bạn kiểm tra lại thông tin, tránh trường hợp khai sai mã dẫn đến phát sinh giấy phép hoặc thủ tục không cần thiết.

7. Bộ chứng từ xuất khẩu nông sản

Một lô hàng xuất khẩu nông sản thường đi kèm một bộ chứng từ tiêu chuẩn. Bộ này bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận hun trùng (nếu có) và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.

Bạn không cần tự soạn toàn bộ, nhưng bạn nên kiểm tra để đảm bảo thông tin trên chứng từ phù hợp với hàng hóa thực tế và yêu cầu của khách hàng.

8. Thủ tục làm kiểm dịch thực vật

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật là giấy tờ bắt buộc khi xuất khẩu nông sản. Nếu thiếu, hải quan có quyền xử phạt hoặc không cho thông quan.

Quy trình kiểm dịch bao gồm việc đăng ký lô hàng, lấy mẫu kiểm tra, khai báo điện tử và nộp hồ sơ để nhận chứng nhận. Toàn bộ quy trình này thường được các công ty dịch vụ hoặc đơn vị kiểm dịch hướng dẫn và thực hiện cho bạn.

Vai trò của bạn là:

1. chuẩn bị hàng đúng tiêu chuẩn,
2. phối hợp lấy mẫu đúng thời điểm,
3. cung cấp thông tin chính xác về lô hàng.

Kết luận

Khi xây dựng kế hoạch xuất khẩu nông sản cho giai đoạn 2026 trở đi, bạn nên nhìn xuất khẩu theo một cách thực tế hơn. Thành công không chỉ nằm ở việc xuất được bao nhiêu container hay kim ngạch tăng bao nhiêu phần trăm, mà nằm ở mức lợi nhuận bạn giữ lại trên mỗi đơn hàng và khả năng duy trì mức lợi nhuận đó trong dài hạn.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp xuất khẩu vẫn tăng doanh thu đều mỗi năm nhưng biên lợi nhuận lại rất mỏng do cạnh tranh giá gay gắt và chi phí tuân thủ tiêu chuẩn ngày càng cao. Trong bối cảnh đó, việc tìm đúng khách hàng, đúng phân khúc ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng hơn nhiều so với việc chạy theo số lượng đơn hàng.

Với xuất khẩu nông sản, nếu bạn tiếp cận được nhóm khách hàng phù hợp, hiểu rõ yêu cầu thị trường và chuẩn bị đúng tiêu chuẩn ngay từ đầu, phần thủ tục và giấy tờ hoàn toàn có thể giao cho các công ty dịch vụ và forwarder chuyên nghiệp xử lý. Điều này giúp bạn tập trung nguồn lực vào những việc mang lại giá trị cao hơn: kiểm soát chất lượng hàng hóa, ổn định nguồn cung và tối ưu lợi nhuận.

Nếu bạn đang sở hữu sản phẩm nông sản có tiềm năng xuất khẩu và muốn đánh giá nghiêm túc khả năng đi đường dài, việc nghiên cứu thị trường và tiếp cận đúng khách hàng ngay từ đầu có thể quyết định phần lớn khả năng thành công của những đơn hàng đầu tiên.

Matching Vietnam hỗ trợ doanh nghiệp từ nghiên cứu thị trường, xác định mức giá xuất khẩu phù hợp, đến tìm kiếm và kết nối với khách hàng quốc tế đúng nhu cầu. Nếu bạn muốn có đánh giá miễn phí về tiềm năng xuất khẩu cho sản phẩm của mình trong giai đoạn 2026–2028, hãy liên hệ với Matching Vietnam để được tư vấn.

Liên hệ tư vấn miễn phí – Matching Vietnam
📞 WhatsApp / Phone: 096 152 1688
✉️ Email: vicky.du@matchingvietnam.com
📍 Địa chỉ: 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội