7 bước xuất khẩu nông sản dành cho người mới bắt đầu

7 bước xuất khẩu nông sản dành cho người mới bắt đầu (chưa biết gì vẫn làm được)

Nếu bạn đang muốn làm xuất khẩu nhưng cảm thấy “mình chưa biết gì cả”, thì bạn không cô đơn đâu. Rất nhiều người bắt đầu cũng giống bạn: có nhiệt huyết, có mong muốn kiếm khách nước ngoài, nhưng chưa hình dung phải đi từ đâu.

Xuất khẩu nông sản là một hướng đáng cân nhắc vì nông sản là hàng thiết yếu. Dù kinh tế khó hay thị trường biến động, con người vẫn phải ăn uống. Điều đó nghĩa là nhu cầu vẫn tồn tại, và nếu bạn tham gia sớm, bạn có cơ hội tìm được khách, làm được đơn hàng và tăng thu nhập theo thời gian.

Dưới đây là hướng dẫn đơn giản dễ hiểu hơn để bạn dễ dàng chuẩn bị và có thể hình dung ngay mình cần làm gì.

Bước 1: Trang bị kiến thức xuất nhập khẩu

Bước đầu tiên không phải đi tìm khách liền, mà là bạn phải có kiến thức nền để biết mình đang làm gì. Khi chưa hiểu về xuất khẩu, bạn sẽ sợ đủ thứ: sợ thanh toán, sợ bị lừa, sợ chứng từ, sợ ra cảng… Nhưng phần lớn nỗi sợ đến từ việc bạn chưa biết quy trình.

Bạn chỉ cần nắm các phần cơ bản: xuất khẩu diễn ra theo các bước nào, cách làm việc với khách nước ngoài ra sao, thanh toán quốc tế thường dùng kiểu gì, vận chuyển bằng đường biển/đường hàng không khác nhau thế nào. Khi bạn hiểu, bạn sẽ thấy mọi thứ “có công thức”, không còn cảm giác mù mờ nữa.

Ví dụ đơn giản: nếu khách hỏi “Bạn bán theo FOB hay CIF?”, bạn không cần giỏi chuyên môn ngay lập tức, nhưng bạn phải hiểu FOB/CIF là điều kiện giao hàng và liên quan đến việc bên nào trả cước tàu. Chỉ cần hiểu vậy, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều khi giao dịch.

Bước 2: Chọn một sản phẩm cụ thể để bắt đầu

Sau khi có kiến thức nền, bạn hãy chọn một sản phẩm để bắt đầu. Cách dễ nhất là chọn nông sản có sẵn quanh khu vực của bạn, vì bạn dễ tiếp cận nguồn hàng, dễ đi xem thực tế và hỏi thông tin. Bạn không cần phải là người trồng; bạn có thể làm theo hướng thương mại, tức là thu mua từ người khác rồi bán ra.

Điều quan trọng là chọn sản phẩm mà bạn chủ động được nguồn cung và lấy thông tin nhanh. Người mới đừng ôm quá nhiều mặt hàng cùng lúc. Chọn 1 sản phẩm làm cho tới nơi tới chốn sẽ hiệu quả hơn.

Ví dụ, khu bạn có thanh long thì bắt đầu với thanh long. Gần bạn có vùng xoài thì làm xoài. Sản phẩm càng gần bạn, bạn càng dễ chụp ảnh, hỏi giá, nắm mùa vụ và quy cách để chào hàng.

Bước 3: Chụp một bộ ảnh sản phẩm

Khi làm việc với khách nước ngoài, ảnh chính là “bài thuyết trình” của bạn. Đừng chụp 1–2 tấm cho có, bạn nên chuẩn bị một bộ ảnh khoảng 50–100 tấm, chụp nhiều góc để khách nhìn là hiểu và tin.

Bạn chỉ cần dùng điện thoại. Hãy chụp rõ hình dáng, độ đồng đều, màu sắc, cách đóng gói (nếu có), và thêm vài ảnh bối cảnh như kho hàng hoặc vườn để tăng độ tin cậy. Ảnh càng rõ, khách càng dễ ra quyết định.

Ví dụ, bán sầu riêng thì chụp cả quả, phần gai, tem/mã, cảnh phân loại và thùng đóng gói. Bán hạt điều thì chụp hạt cận cảnh, bao bì, và số lượng/khối lượng trong bao.

Bước 4: Gom thông tin sản phẩm và giá

Ảnh giúp khách nhìn được hàng, nhưng để khách mua thì bạn cần thông tin cụ thể. Ở bước này, bạn hãy đi hỏi và ghi lại đầy đủ thông tin về sản phẩm của bạn.

Bạn cần nắm những thứ cơ bản như loại hàng, kích cỡ, tiêu chuẩn chất lượng, mùa vụ, cách đóng gói, sản lượng bạn cung cấp được và đặc biệt là giá. Đừng ngại hỏi, vì đây là “nguyên liệu” để bạn chào hàng và chốt đơn.

Ví dụ, nếu bạn bán xoài, bạn cần biết xoài giống gì, size bao nhiêu trái/kg, độ chín khi xuất, đóng thùng 5kg hay 10kg, giá tại vườn hoặc giá tại kho. Nếu bạn bán gạo, bạn cần biết giống gạo, tỷ lệ tấm, độ ẩm, bao bì 25kg hay 50kg và giá theo tấn.

Khi bạn có đủ thông tin, bạn chào hàng sẽ rất gọn và tự tin. Khách hiểu ngay bạn bán gì, mua thế nào nên họ phản hồi nhanh, dễ đi thẳng vào chốt giá và chốt đơn.

Bạn cũng nhìn chuyên nghiệp hơn, khách tin hơn, ít bị ép giá và tránh báo nhầm khiến “lời trên giấy, lỗ khi làm”. Quan trọng nữa là bạn có sẵn một “bộ hồ sơ sản phẩm”, lần sau chỉ cập nhật giá rồi gửi cho nhiều khách khác, nhẹ việc mà cơ hội ra đơn lại nhiều hơn.

Bước 5: Bạn bắt đầu giao dịch với khách nước ngoài, không giỏi tiếng Anh vẫn làm được

Nhiều người kẹt ở bước này vì nghĩ “mình không biết tiếng Anh”. Nhưng thực tế, bạn vẫn giao dịch được nếu bạn biết dùng công cụ và chuẩn bị nội dung rõ.

Ngoài Google Translate, giờ bạn có thêm lựa chọn rất mạnh là các AI như ChatGPT, Gemini, Grok. Bạn có thể nhờ AI viết giúp tin nhắn chào hàng, chỉnh câu cho lịch sự – chuyên nghiệp, dịch hai chiều, hoặc tạo mẫu báo giá/quotation để bạn gửi nhanh hơn.

Điểm quan trọng là bạn viết ngắn gọn, đi thẳng vào thông tin: bạn có sản phẩm gì, quy cách/đóng gói thế nào, giá bao nhiêu, có sẵn bao nhiêu, rồi gửi kèm ảnh. Khách nước ngoài không cần bạn “viết hay”, họ cần đủ dữ liệu để quyết định.

Ví dụ, bạn có thể nhờ AI bằng một câu rất đơn giản như: “Hãy viết giúp tôi một tin nhắn tiếng Anh chào hàng xoài, size 8–10 trái/kg, đóng thùng 10kg, giá FOB…, có 20 tấn/tuần, giọng lịch sự, ngắn gọn.” Sau đó bạn chỉ việc kiểm tra lại số liệu và gửi đi.

Bước 6: Xử lý thanh toán và vận tải

Đến bước này, nhiều bạn bắt đầu sợ vì nghĩ phải tự làm hết giấy tờ. Nhưng thực tế, bạn có thể dựa vào ngân hàng và công ty vận tải/forwarder để họ xử lý phần kỹ thuật, còn bạn tập trung kiểm soát và ra quyết định.

Việc quan trọng của bạn là mở tài khoản ngân hàng để nhận/chi tiền quốc tế và hiểu dòng tiền đi như thế nào để không bị “mù” về thanh toán. Phần vận tải như booking tàu, làm chứng từ, khai báo… forwarder thường hỗ trợ rất nhiều. Bạn không cần làm thay họ, nhưng bạn cần biết họ đang làm gì để kiểm tra đúng sai và tránh bị tính phí vô lý.

Ví dụ, nếu khách yêu cầu đi container lạnh, forwarder sẽ báo cho bạn tuyến đi, lịch tàu, thời gian hành trình và loại container phù hợp. Bạn chỉ cần nắm rõ yêu cầu của khách và hiểu cơ bản để chọn phương án tốt: lịch tàu có kịp không, thời gian vận chuyển có ảnh hưởng chất lượng không, cước có hợp lý không. Làm đúng bước này, bạn vừa nhàn hơn vừa giảm rủi ro “chốt xong mới phát hiện không đi được”.

Bước 7: Xuất hàng lên container, hàng đi, và bạn nhận tiền theo thỏa thuận

Bước cuối là xuất hàng thật. Bạn đóng hàng đúng quy cách đã chốt với khách (size, đóng gói, nhãn, số lượng), rồi phối hợp với công ty vận tải để đưa hàng lên container. Họ có thể mang container tới điểm đóng hàng hoặc hướng dẫn bạn giao hàng tới kho/điểm tập kết, sau đó lo phần đưa ra cảng và lên tàu.

Khi hàng đã đi theo đúng phương thức thanh toán bạn thỏa thuận, việc của bạn là theo dõi tiến trình và nhận tiền qua ngân hàng. Đây là khoảnh khắc bạn thấy rõ kết quả: bạn không còn “đang học” nữa, mà đã có một đơn hàng thật chạy trọn quy trình.

Ví dụ, sau đơn đầu tiên bạn sẽ làm đơn thứ hai nhanh hơn rất nhiều vì bạn đã có sẵn “bộ bài”: ảnh, thông tin sản phẩm, mẫu tin nhắn chào hàng, mẫu báo giá và kinh nghiệm làm việc với forwarder/ngân hàng. Lần sau bạn chỉ cần cập nhật giá và sản lượng, rồi gửi cho nhiều khách-nhẹ việc hơn mà cơ hội ra đơn cũng nhiều hơn.

Lời cuối

Trên đây là 7 bước để bạn bắt đầu xuất khẩu từ con số 0: có kiến thức nền, chọn sản phẩm, chuẩn bị ảnh, lấy thông tin–giá, giao dịch với khách nước ngoài, xử lý thanh toán–vận tải và cuối cùng là xuất hàng nhận tiền.

Nếu bạn vẫn còn thấy khó, thường là vì bạn thiếu lộ trình rõ ràng và chưa có người đi cùng. Khi có người hướng dẫn đúng cách, bạn sẽ đỡ lo, làm nhanh hơn và tránh sai những lỗi tốn tiền ngay từ đầu.

Matching vietnam có thể hỗ trợ bạn từ kiến thức đến thực chiến. Bạn được hướng dẫn từng bước dễ làm, biết chính xác hôm nay cần chuẩn bị gì để ngày mai có thể bắt đầu chào hàng.

Matching đồng hành cùng bạn để tìm nguồn hàng phù hợp và tìm khách hàng đúng tệp, giúp bạn rút ngắn thời gian “tự mò” và tăng cơ hội ra đơn sớm.

Mục tiêu là giúp bạn chốt được đơn đầu tiên. Khi bạn đã làm trọn một vòng từ đầu đến cuối, bạn sẽ thuần quy trình, tự tin giao dịch và những đơn sau sẽ nhanh hơn rất nhiều.