Muốn xuất khẩu nhưng không biết bắt đầu từ đâu? 3 điều quan trọng bạn cần biết

 Bạn muốn xuất khẩu nhưng lại không biết phải bắt đầu từ đâu, làm thủ tục gì, tìm khách hàng thế nào và tránh rủi ro ra sao? Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội mở rộng thị trường quốc tế chỉ vì thiếu định hướng ban đầu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước cốt lõi để xuất khẩu hiệu quả, từ chuẩn bị sản phẩm đến tiếp cận thị trường, giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng và tiết kiệm thời gian, chi phí ngay từ bước đầu tiên.

1. Tìm khách hàng nhập khẩu

Tìm được khách hàng phù hợp là bước then chốt quyết định việc xuất khẩu của bạn có thành công hay không. Thay vì tiếp cận dàn trải và tốn kém, doanh nghiệp của bạn cần lựa chọn đúng kênh ngay từ đầu. Trên thực tế, có 3 cách phổ biến và hiệu quả để tìm khách hàng xuất khẩu, bao gồm kênh online, kênh offline và các mối quan hệ trung gian. Mỗi cách đều có ưu điểm riêng nếu bạn biết cách khai thác đúng, cùng tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây:

1.1 Online

Trong thương mại quốc tế B2B, Alibaba là một trong những nền tảng được khách hàng sử dụng thường xuyên để tìm và so sánh nhà cung cấp. Với khách hàng, đây không phải kênh tham khảo mà là công cụ lọc sơ bộ trước khi họ bước vào trao đổi sâu.

Quy trình của khách hàng khá chuẩn. Họ tìm theo từ khóa sản phẩm, mở một số trang nhà cung cấp phù hợp, sau đó gửi RFQ cho 5–10 đơn vị cùng lúc. Từ thời điểm đó, bạn đang được đánh giá song song với nhiều đối thủ khác.

Một điểm khách hàng quan tâm sớm là mức độ rõ ràng. Nếu câu trả lời của bạn chung chung, thiếu thông tin về MOQ, điều kiện giao hàng hoặc lead time, khả năng cao bạn sẽ bị loại ngay từ vòng đầu. Ngược lại, một phản hồi ngắn nhưng có cấu trúc giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và dễ dàng đưa bạn vào danh sách tiếp tục làm việc.

Ví dụ, với một RFQ hỏi về Robusta coffee, khách hàng thường kỳ vọng bạn xác nhận rõ loại sản phẩm, MOQ, khoảng giá theo điều kiện giao hàng (FOB hoặc CIF), thời gian giao hàng và đề nghị họ xác nhận lại số lượng cũng như cảng đến. Một phản hồi đáp ứng đủ các điểm này thường được xem là “đủ chuẩn” để tiếp tục trao đổi.

Song song với Alibaba, nếu bạn có định hướng phát triển xuất khẩu dài hạn, việc xây dựng website riêng và làm SEO là một kênh đầu tư mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp của bạn. Trong B2B, SEO chỉ thực sự hiệu quả khi bạn tập trung vào các từ khóa thể hiện rõ ý định mua hàng, chẳng hạn như “Robusta coffee supplier in Vietnam” hoặc “Vietnam robusta coffee export price”.

Thực tế cho thấy, các truy vấn B2B có ý định mua rõ ràng thường mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao hơn 2–3 lần so với các từ khóa tìm hiểu chung. Khách hàng tìm kiếm những cụm từ này thường đã ở giai đoạn so sánh nhà cung cấp, sẵn sàng gửi inquiry, yêu cầu báo giá hoặc mẫu hàng trong vòng 7–30 ngày tiếp theo.

Khi SEO được triển khai đúng hướng, doanh nghiệp của bạn có thể tạo ra nguồn khách hàng ổn định với chi phí trên mỗi lead thấp hơn 40–60% so với quảng cáo trả phí hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào sàn trung gian. Quan trọng hơn, mỗi nội dung SEO hiệu quả có thể mang lại inquiry liên tục trong 12–24 tháng, giúp bạn chủ động nguồn khách, rút ngắn chu kỳ bán hàng và xây dựng uy tín thương hiệu xuất khẩu một cách bền vững.

1.2 Hội chợ

Trong xuất khẩu B2B, hội chợ là kênh giúp bạn rút ngắn đáng kể thời gian từ tiếp xúc đến đơn hàng. Khách hàng tham gia hội chợ thường đã có kế hoạch tìm nguồn cung cụ thể, không ở giai đoạn tìm hiểu chung.

Khi trao đổi trực tiếp tại gian hàng, khách hàng có thể đánh giá nhanh năng lực của bạn thông qua sản phẩm mẫu, cách trả lời câu hỏi và mức độ sẵn sàng cung ứng. Một cuộc trao đổi trực tiếp 10–15 phút tại hội chợ thường tương đương nhiều vòng email, vì phần lớn các câu hỏi cơ bản đã được xử lý ngay tại chỗ. Trên thực tế, tỷ lệ chuyển đổi từ gặp mặt trực tiếp thường cao hơn 2–3 lần so với kênh online thuần túy.

Chi phí cho một gian hàng tiêu chuẩn tại Việt Nam thường nằm trong khoảng 30–50 triệu đồng cho vài ngày triển lãm. Với mô hình B2B, chỉ cần một khách hàng đặt hàng định kỳ, khoản đầu tư này thường được bù đắp trong thời gian ngắn. Với doanh nghiệp mới, việc tham quan hội chợ để quan sát khách hàng, học cách họ hỏi và so sánh nhà cung cấp cũng đã mang lại giá trị lớn trước khi quyết định thuê gian hàng.

1.3 Hiệp hội

Hiệp hội ngành hàng và các chương trình xúc tiến thương mại đóng vai trò như một bộ lọc ban đầu giữa bạn và khách hàng quốc tế. Khách hàng đi qua kênh này thường có hồ sơ rõ ràng, doanh nghiệp cụ thể và nhu cầu được xác định trước, giúp giảm đáng kể rủi ro trong giai đoạn tiếp cận.

Với doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu, đây là kênh phù hợp để đi những đơn hàng đầu tiên vì bạn không phải mất nhiều thời gian xác minh đối tác. Các chương trình kết nối cung–cầu hoặc đoàn tiếp khách hàng do hiệp hội tổ chức thường tạo điều kiện cho hai bên trao đổi trực tiếp trong phạm vi nhu cầu đã được định hướng sẵn. Kênh này không tạo ra số lượng lead lớn, nhưng độ an toàn và tính ổn định cao, đặc biệt phù hợp cho giai đoạn khởi đầu.

2. Hiểu yêu cầu của khách hàng 

Khi khách hàng đã liên hệ, câu hỏi quan trọng không còn là “bán được hay không”, mà là bạn có hiểu đúng họ đang yêu cầu gì hay không. Trong xuất khẩu, rất nhiều rắc rối không đến từ sản phẩm, mà đến từ việc hiểu sai thủ tục.

Một điểm bạn cần xác định sớm: bạn không cần tự làm tất cả. Ở giai đoạn đầu, việc hợp lý nhất là thuê công ty dịch vụ xuất nhập khẩu (forwarder). Việc của bạn là hiểu để kiểm soát, không phải trở thành chuyên gia chứng từ.

2.1 Chứng từ xuất khẩu

Với khách hàng quốc tế, chứng từ không phải là phần “phụ”, mà là điều kiện để hàng được thông quan và thanh toán. Những giấy tờ cơ bản gần như lô hàng nào cũng cần gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ và, với một số mặt hàng, giấy kiểm dịch.

Bạn không cần tự tay soạn từng giấy tờ này. Forwarder sẽ làm. Nhưng bạn cần biết tên gọi, mục đích và thời điểm cung cấp. Chỉ cần sai thông tin trên invoice hoặc packing list, lô hàng có thể bị giữ lại ở cảng đích vài ngày đến vài tuần, kéo theo chi phí lưu kho phát sinh hàng chục triệu đồng.

Với người mới, chi phí thuê forwarder xử lý một bộ hồ sơ thường chỉ vài triệu đồng, thấp hơn rất nhiều so với rủi ro nếu làm sai.

2.2 Kiểm dịch và C/O

Với các mặt hàng như nông sản, thực phẩm, gỗ…, khách hàng thường yêu cầu thêm giấy kiểm dịch. Đây là điều kiện bắt buộc để hàng được nhập khẩu hợp pháp.

C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) là giấy tờ giúp khách hàng được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi. Nếu có C/O đúng form, khách hàng có thể giảm được vài phần trăm thuế. Với những đơn hàng lớn, con số này có thể lên tới hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn USD.

Bạn không cần tự xin C/O, nhưng cần biết thị trường đó có cần hay không, và thời gian xin mất bao lâu, để chủ động trao đổi với khách hàng.

2.3 Hợp đồng

Hợp đồng xuất khẩu không cần dài. Với người mới, một hợp đồng 4–6 trang là đủ. Điều quan trọng là các thông tin phải rõ: hàng gì, số lượng bao nhiêu, giá theo điều kiện nào, giao khi nào, thanh toán ra sao.

Rất nhiều người mới lấy mẫu hợp đồng trên mạng và ký mà không đọc kỹ. Khi có sự cố phát sinh, họ mới nhận ra có những điều khoản đang bất lợi cho mình. Nếu bạn không chắc, hãy nhờ forwarder hoặc người có kinh nghiệm xem lại trước khi ký. Chi phí này nhỏ, nhưng giúp bạn tránh được rủi ro lớn.

2.4 Thanh toán

Trong xuất khẩu, hai hình thức thanh toán bạn sẽ gặp nhiều nhất là chuyển tiền T/T và thư tín dụng L/C.

Với T/T, khách hàng thường đặt cọc khoảng 30% trước khi sản xuất, 70% còn lại thanh toán khi hàng sẵn sàng giao. Hình thức này nhanh, chi phí thấp và được dùng rất phổ biến. Tuy nhiên, bạn cần phối hợp chặt với forwarder để kiểm soát chứng từ, tránh giao hàng khi chưa nắm được thế chủ động.

Với L/C, ngân hàng đứng ra cam kết thanh toán, giúp giảm rủi ro không nhận được tiền. Đổi lại, yêu cầu về chứng từ rất chặt. Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ, ngân hàng có thể trì hoãn hoặc từ chối thanh toán. Vì vậy, L/C thường phù hợp với đơn hàng lớn hoặc khi làm việc với khách hàng mới.

3. Cách giải quyết vấn đề của khách hàng, chốt khách

Sau khi đã tìm được khách hàng và hiểu rõ yêu cầu của họ, bước quan trọng nhất là chứng minh rằng doanh nghiệp của bạn có khả năng giải quyết vấn đề một cách đáng tin cậy và chuyên nghiệp. Trong xuất khẩu B2B, khách hàng không chỉ mua sản phẩm, họ mua sự an tâm.

Trước hết, bạn cần chuyển yêu cầu của khách hàng thành giải pháp cụ thể. Điều này bao gồm việc làm rõ các yếu tố cốt lõi như: quy cách sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng tối thiểu (MOQ), thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng (Incoterms) và phương thức thanh toán. Việc phản hồi rõ ràng, có cấu trúc giúp khách hàng đánh giá nhanh năng lực của doanh nghiệp bạn so với các nhà cung cấp khác.

Tiếp theo, hãy chủ động đề xuất phương án tối ưu, thay vì chỉ làm đúng những gì khách hàng hỏi. Ví dụ: gợi ý loại bao bì phù hợp để giảm chi phí vận chuyển, đề xuất điều kiện giao hàng giúp khách hàng giảm rủi ro, hoặc tư vấn phương thức thanh toán cân bằng giữa an toàn và chi phí. Điều này thể hiện bạn không chỉ là người bán, mà là đối tác giải quyết vấn đề.

Bên cạnh đó, năng lực xử lý thủ tục và rủi ro là yếu tố then chốt. Doanh nghiệp của bạn cần chứng minh khả năng chuẩn bị đầy đủ chứng từ, tuân thủ quy định xuất nhập khẩu, kiểm dịch, C/O và kiểm soát tiến độ giao hàng. Với những khách hàng mới, việc giải thích rõ quy trình và các mốc thời gian giúp họ yên tâm hơn khi hợp tác.

Cuối cùng, hãy xây dựng quy trình theo dõi và phản hồi sau báo giá. Việc chủ động cập nhật tiến độ, giải đáp thắc mắc nhanh chóng và xử lý phát sinh kịp thời sẽ tạo niềm tin dài hạn. Trong B2B xuất khẩu, nhiều hợp đồng không đến từ báo giá đầu tiên, mà từ cách bạn xử lý vấn đề chuyên nghiệp và nhất quán trong suốt quá trình làm việc.

Tóm lại, giải quyết tốt vấn đề của khách hàng không nằm ở việc nói “có thể làm”, mà ở việc chứng minh bạn hiểu – bạn có giải pháp – và bạn kiểm soát được rủi ro. Đây chính là yếu tố giúp doanh nghiệp của bạn chuyển từ inquiry sang hợp đồng thực tế.

Kết luận

Xuất khẩu không phải là một bước nhảy vọt, mà là một quá trình có thể làm chủ nếu bạn đi đúng thứ tự. Khi đã hiểu rõ cách tìm khách hàng, nắm được yêu cầu về chứng từ – hợp đồng – thanh toán và biết cách xử lý vấn đề của khách hàng, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể tiếp cận thị trường quốc tế một cách bài bản và an toàn hơn.

Riêng với bài toán tìm khách hàng, bạn có hai hướng triển khai chính.

Thứ nhất là xây dựng đội ngũ inhouse. Ưu điểm của mô hình này là bạn chủ động hoàn toàn về dữ liệu, quy trình và có thể phát triển năng lực nội bộ lâu dài. Tuy nhiên, nhược điểm là khá rõ: bạn cần nhân sự có kiến thức sâu về marketing B2B quốc tế, hiểu Alibaba, SEO, hội chợ, xử lý inquiry và theo sát khách hàng. Chi phí cho nhân sự phù hợp, đặc biệt là vị trí trưởng nhóm hoặc trưởng phòng, thường không thấp, chưa kể thời gian thử sai trong giai đoạn đầu.

Hướng thứ hai là thuê dịch vụ bên ngoài. Với các doanh nghiệp mới hoặc chưa sẵn sàng đầu tư đội ngũ chuyên trách, đây là cách giúp bạn tiếp cận khách hàng nhanh hơn, giảm rủi ro và tối ưu chi phí. Thay vì phải xây dựng cả một bộ máy, bạn tập trung vào sản phẩm, giá và khả năng cung ứng.

Trong đó, Matching Vietnam cung cấp dịch vụ tìm kiếm và kết nối khách hàng xuất khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoảng 50–75% chi phí so với việc tự xây dựng đội ngũ inhouse trong giai đoạn đầu. Điểm quan trọng là dịch vụ có cam kết rõ ràng về số lượng và chất lượng khách hàng, được triển khai bởi đội ngũ nhân sự chuyên về B2B, với trên 3 năm kinh nghiệm thực tế trong việc tìm và sàng lọc khách hàng quốc tế.

Dù bạn chọn hướng nào, điều cốt lõi vẫn là: tìm đúng khách, hiểu đúng yêu cầu và giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp. Khi ba yếu tố này được làm đúng, xuất khẩu không còn là câu chuyện “không biết bắt đầu từ đâu”, mà trở thành một kênh tăng trưởng có thể đo lường và mở rộng cho doanh nghiệp của bạn.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hình dung rõ hơn con đường xuất khẩu cần đi, từ cách tìm khách hàng, hiểu đúng yêu cầu đến xử lý vấn đề và chốt đơn hiệu quả. Dù bạn lựa chọn tự xây dựng đội ngũ hay hợp tác với đơn vị chuyên môn, điều quan trọng nhất vẫn là bắt đầu đúng hướng để tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp của bạn ngay từ những bước đầu tiên.

Liên hệ tư vấn miễn phí cho doanh nghiệp bạn

📞 WhatsApp / Phone: 096 152 1688
✉️ Email: vicky.du@matchingvietnam.com
📍 Địa chỉ: 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội